Dónde falla el Excel
La Ley 1/2025, de 1 de abril (BOE-A-2025-6597), exige plan de prevención, jerarquía de uso, trazabilidad y reporting. Un Excel puede almacenar datos, pero no cumple la función de fondo que pide la ley:
DATO CLAVE
Un Excel no obliga a hacer las cosas en orden, no avisa de plazos ni de excedentes sin asignar y no tiene valor probatorio porque se puede editar después de los hechos.
Comparativa directa
| Aspecto | Excel + carpeta | Software de cumplimiento |
|---|---|---|
| Trazabilidad | Editable a posteriori, sin rastro | Registro inmutable con sello de tiempo (append-only) |
| Jerarquía de uso | No obliga al orden; depende del usuario | Workflow guiado: exige justificar bajar de escalón |
| Alertas | Ninguna: no avisa de caducidades ni deadlines | Avisos automáticos de proximidad y de reporting |
| Reporting anual | Manual; frágil al crecer la cadena | Cuantificación consolidada y exportable |
| Convenios y plantillas | Hay que escribirlos desde cero | Plantillas de convenios y plan pre-preparadas |
| Valor ante inspección | Limitado | Informe firmado con hash de integridad |
El punto clave: valor probatorio
La diferencia decisiva es el valor probatorio. Una inspección no pregunta “¿tienes una hoja de cálculo?”, sino “demuéstrame que has seguido la jerarquía y que estos datos son los reales del momento en que ocurrieron”. Un Excel no puede responder a eso porque cualquier celda pudo cambiarse ayer.
Un registro inmutable, en cambio, fija cada anotación con sello de tiempo: lo que quedó registrado es lo que se hizo. Lo explicamos en trazabilidad y registro de excedentes.
Workflows que cumplen la ley por ti
La segunda gran ventaja es que el software puede obligar al orden correcto. La jerarquía de uso exige donar antes de destinar a animal, y a animal antes de compostar. Un workflow guía esa decisión y pide justificación cuando se descarta una opción superior. El Excel deja todo eso al criterio —y a la memoria— de quien rellena.
Qué elegir según tu caso
Si estás obligado (retail >1.300 m², hostelería >20 cubiertos, industria >50 empleados), el Excel es un riesgo: lo que necesitas es registro inmutable, workflows de jerarquía, alertas y reporting consolidado. Eso es cumplimiento.tresaaa.com.
Si no estás obligado, no necesitas ese aparato. Te basta un cuaderno que registre lo que tiras y lo que evitas para ver el ahorro. Eso es desperdicio.es, desde 19 €/mes y sin permanencia. Y si creces y entras en la ley, migras sin perder histórico.