Qué exige la ley
La Ley 1/2025, de 1 de abril (BOE-A-2025-6597), pide a los sujetos obligados trazar los excedentes y cuantificar los residuos alimentarios. La trazabilidad es lo que permite verificar que se ha respetado la jerarquía de uso y que el plan de prevención se aplica de verdad.
DATO CLAVE
Trazabilidad = poder reconstruir, para cada excedente, qué era, cuánto había, por qué se apartó y a dónde fue. Sin eso, no hay forma de acreditar el cumplimiento.
Qué debe contener el registro
- Producto y cantidad: qué se aparta y en qué peso o unidades.
- Fecha y hora: cuándo se registra el excedente, con sello de tiempo.
- Motivo: caducidad próxima, calidad, sobreproducción u otro.
- Destino en la jerarquía: donación, alimentación animal, compostaje, energía o vertedero —y la justificación si no fue al escalón superior.
- Evidencia: documentación de la entrega (p. ej. de la donación a un banco de alimentos).
Para los obligados, ese registro debe poder agregarse en la cuantificación y reporting anual.
Por qué el Excel no basta
La objeción es de fondo, no de comodidad. Un Excel o una carpeta compartida son editables a posteriori: cualquiera puede cambiar una cifra después de que ocurran los hechos, o incluso después de recibir una inspección. Eso destruye su valor como prueba.
Lo que tiene valor probatorio es un registro inmutable: cada anotación queda fijada con sello de tiempo y no puede modificarse sin que se note. Es la diferencia entre “esto es lo que digo que hice” y “esto es lo que quedó registrado cuando lo hice”.
Prepararse para una inspección
Cuando llega una inspección, no sirve reconstruir el pasado: hay que enseñar lo que ya estaba registrado. Un sistema adecuado permite exportar un informe firmado, con sello de tiempo y coherente con la cuantificación reportada.
Ese es exactamente el hueco que un software de cumplimiento llena frente a una hoja de cálculo. Lo comparamos en Excel vs software de cumplimiento. Para los sujetos obligados, el registro inmutable y la exportación para inspección están en cumplimiento.tresaaa.com.
Y si no estás obligado
Aun fuera del ámbito de la ley, registrar lo que tiras tiene sentido económico: es la única forma de ver cuánto margen estás perdiendo y cuánto recuperas al reducirlo. El cuaderno de desperdicio.es incluye un registro exportable desde 19 €/mes, pensado para PYMEs que quieren medir sin montar un sistema de compliance completo.